COORDINACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES
LOS EVENTOS
Epistemológicamente la palabra EVENTO, del latín "eventus", significa acontecimiento, suceso, eventualidad. Para nuestra aplicación, si bien se trata de un suceso, es eventual en la concepción de irrepetible.
Un EVENTO es una reunión de personas que conlleva un motivo en particular, en tanto los eventos sociales y populares tienen como método la diversión, los corporativos tienen como mecanismo la vinculación para la negociación, la incentivación, la capacitación y el trabajo.
Para que exista un evento es necesario reunir gente en un lugar determinado, con un fin y que exista vinculación entre las partes.
Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo de eventos: sedes o lugares, gastronomía, personal de producción y atención, asistencia técnica, recreación, ambientación, entre otros.
El mercado de eventos está constituido por proveedores de servicios para eventos (salones, organizadores de eventos, gastronomía, entre otros) que conforman la oferta y por clientes o contratantes de eventos (particulares, empresas, instituciones, profesionales entre otros)que definen la demanda.
En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.
Por otro lado los eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización.
Un evento es una variante de las propiedades para los campos cuyos tipos sean delegados. Es decir, permiten controlar la forman en que se accede a los campos delegados y dan la posibilidad de asociar código a ejecutar cada vez que se añada o elimine un método de un campo delegado.
El origen etimológico del termino creatividad deriva del latín creare y esta emparentado con la voz latina crecere (crecer). Si bien, espontáneamente, uno tiende a relacionar la creatividad con la creación artística, esta es solo una forma de entenderla, tal vez, para algunos, la más excelente. Pero el sentido más amplio de la palabra, concierne a la originalidad, audacia, posibilidades y opciones, a la capacidad de imaginar alternativas nuevas, soluciones variadas, producción de formas hasta ahora no realizadas, etc. La creatividad es eterna y no esta relacionada con la edad de quien la siente, es sabido que las máximas contribuciones de creatividad de los matemáticos se alcanzan a edades tempranas como a los 20 años, mientras que los cirujanos lo hacen alrededor de los 40, y los filósofos después de los 60. Así mismo, es conocido que Miguel Ángel pinto sus mejores cuadros a los ochenta y que Edison continuo inventando a los ochenta años
Cómo organizar un Evento?
Organizar eventos para promover la reunión de colectivos facilita el logro de objetivos de posicionamiento y promoción institucional de la organización frente a los públicos.La importancia de conocer las características de los eventos estriba en que la selección del tipo de evento debe responder a objetivos concretos de la organización en cuanto a:• Tipo de colectivo que desea reunir.• Para qué desea recibirlos.• Cómo abordar el tema central por el que se les reúne.• Qué papel desempeñan o pueden desempeñar dichos colectivos para la organización.
A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente las siguientes pautas básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea. Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podríamos enumerar algunas de las acciones más habituales:
Elaboración de la lista de invitados
Envío de las invitaciones correspondientes
Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones
Contratación de un salón o banquetero
Contratación de un ambiente musical
Decoración del salón y ambientación
Contratación de Sonido e iluminación
Micrófonos y amplificación acorde
Data Show, telón, multimedia
Iluminación y escenario si es preciso
Operadores de equipos
Compra de posibles obsequios a los asistentes
Contratación de monitores o guías para recibir
Y Un largo etc.
Clasificación de eventos
Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamaño (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o temática. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y empresariales o corporativos
FESTEJOS POPULARES
Nacionales: característicos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles)
Internacionales: idem pero de regiones de diferentes países.
EVENTOS EMPRESARIALES:
Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios:
- Ferias
- Congresos.
- Exposiciones.
- Seminarios.
- Lanzamientos de productos.
- Conferencias de Prensa.
- Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresa.
- Inauguraciones.
- Aniversarios de Empresa.
- Desayunos de trabajo.
- Almuerzos de Trabajo.
- Cena de Trabajo.
- Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad)
- Encuentros de negocios.
- Fiesta de Logros de Objetivos.
- Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas.
- Eventos de integración.
- Eventos Recreativos.
- Jornadas de Capacitación.
EVENTOS CULTURALES:
- Festivales.
- Actos Culturales.
- Conmemoraciones.
- Espectáculos artísticos.
- Muestras de arte
- Inauguraciones de Centros Culturales.
- Presentación de un libro.
- Presentación de una Obras
- Espectáculos callejeros.
- Exposiciones.
- Congresos
- Ferias
- Concursos.
- Mesas de debate.
EVENTOS RELIGIOSOS
Característicos de cada religión:
- Bautismo.
- Comunión.
- Casamiento.
- Navidad.
- Pascuas.
- Retiros Religiosos.
- Convivencias.
- Estadías de descanso.
- Cursillos religiosos.
- Seminarios religiosos.
- Campamentos religiosos.
- Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios)
EVENTOS SOCIALES:
- Nacimientos.
- Cumpleaños.
- Casamientos
- Aniversarios.
- Fiestas Benéficas.
- Desfiles.
- Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, entre otros)
- Fiestas de Egresados.
- Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, entre otros.)
- Fiestas de despedida.
- Eventos infantiles.
- Despedidas de solteros.
- Fiestas de Reencuentros.
- Cumpleaños de 15.
- Cumpleaños de 18.
EVENTOS ESCOLARES:
- Inicio del ciclo lectivo.
- Cierre del ciclo lectivo.
- Fiestas Patrias.
- Torneos y Encuentros Deportivos.
- Festivales.
- Ferias.
- Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.
- Reunión de ex-alumnos.
- Aniversario de la Institución
- Fiesta de Graduación.
EVENTOS POLITICOS:
- Lanzamiento de Campaña.
- Nombramiento de Funcionarios
- Debates.
- Congresos.
- Cierre de campaña.
- Reuniones de trabajo.
- Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.
- Inauguraciones.
- Firmas de Acuerdo.
- Actos Conmemorativos.
- Viajes políticos.
- Recepciones diplomáticas.
- Distinciones.
- Entrega de premios, diplomas.
- Homenajes y Reconocimientos.
- Conferencias de prensa.
EVENTOS DEPORTIVOS:
- Torneos.
- Competencias.
- Olimpíadas.
- Intercolegiales.
- Campeonatos ínter empresarios.
- Mundiales.
A continuación expongo una clasificación de eventos para organizaciones y entidades:1. Eventos promocionales (presentaciones de nuevos productos o servicios o proyectos, inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemorar la fecha en que se creó la organización, exposiciones históricas, o de productos en ferias y salones de corte profesional e industrial)2. Eventos informativos (ruedas de prensa, ...)3. Eventos de intercambio de experiencias3.1. Congresos3.2. Jornadas3.3. Encuentros3.4. Simposio4. Eventos formativos-didácticos 4.1. Seminarios4.2. Conferencias4.3. Mesas redondas4.4. Foro/Coloquio4.5. Charlas5. Eventos de refuerzo de relaciones sociales5.1. Cócteles y recepciones 6. Eventos de relaciones internas (los reconocimientos, las reuniones internas, generales o específicas)7. Eventos de relaciones externas (reuniones para negociación, jornadas de puertas abiertas/visitas organizadas, la comisión, ...)Pero para realizar todas estas reuniones de colectivos de organizaciones y entidades hay que llevar a cabo un plan, que se subdivide en varias partes a lo largo del tiempo:1. Fase preparatoria o prerreunión1.1. Análisis previo1.2. Planificación.2. Fase de la celebración3. Fase de posreunión
Planificación de eventos
Toda planeación de un evento debe considerar los siguientes aspectos:
1. Definir los objetivos
Del fin que se persiga con la realización del mismo, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.
2. Programación académica y social
Una vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa académico con el cual se pueda alcanzar el propósito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario definir también las posibles actividades culturales y sociales que se realizarán, con el fin de elaborar un cronograma.
3. Duración
La programación académica y las actividades culturales, son la base para determinar el tiempo que se requiere para realizar el evento y una fecha aproximada de realización, la cual no debe ser inferior a seis meses para eventos nacionales. En ocasiones, se definen los objetivos y se establece de una vez la duración del evento, tiempo dentro del cual se deben enmarcar las actividades académicas, culturales y sociales.
4. Número de asistentes
Para seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un análisis objetivo de los posibles asistentes. Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habrá que fijar un tope máximo de participantes.
Presupuesto general de un evento
El costo total del evento y el valor de la inscripción se determinan con base en los presupuestos elaborados por los distintos comités, a los cuales se les asignará éstas y otras funciones a cumplir durante la realización del evento. El número de comités y sus integrantes dependerá de la magnitud del evento y de la disponibilidad de los recursos que la organización pueda dedicar para este fin.
Las siguientes son las actividades mínimas que deben considerarse, para definir los costos del evento y los comités que deben conformarse:
· Salones de conferencia.
· Actos sociales.
· Material impreso.
· Transporte terrestre y aéreo para desplazamiento de los participantes en las ocasiones determinadas en el programa.
· Invitados especiales. Se refiere a los conferencistas que asistirán al evento, para los cuales deben prever tiquetes, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios.
· Alquiler de recursos físicos como sonido, fax entre otros.
Una vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximación objetiva al valor total del evento. Se debe prever además una partida adicional para imprevistos y gastos varios, de disponibilidad inmediata. Definida la viabilidad del evento, se acuerda la fecha definitiva de realización.
Organización del evento
En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonomía para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los responsables de los comités definidos, quienes conjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general de trabajo, como mínimo con cuatro meses de anticipación, el cual servirá de base para el plan individual de cada comité.
Comité de administración
Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas, recaudos por inscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido, fax, computadores, máquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.
Comité académico
Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.
Comité de relaciones públicas
Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités, éste es quizás el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes y es por esto que debe constituir internamente subcomités así:
· promoción y divulgación
Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la debida anticipación los afiches del evento, previamente definidos también por este comité. Así mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes, según análisis realizado, folletos con toda la información, los cuales deben contener como mínimo los siguientes datos: fecha y sede del evento, objetivos, programa académico, programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y dirección de la inscripción, fecha máxima de confirmación e integrantes del comité organizador. Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida, por lo menos con cinco meses de anticipación, hasta la realización del evento. Cuando sea necesario hará los contactos con la radio, la prensa y la televisión, para su divulgación por estos medios.
Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratégicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunión y de la impresión del material necesario: programa definitivo, escarapelas, tarjetas de invitación, carpetas, distintivos de salones, programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados del evento, plegables y en general toda la papelería que se considere debe ir impresa. Los siguientes son algunos de los formatos de mayor utilización.
a. Inscripciones
En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y ágil, se establece un sentimiento de confianza y si, por el contrario, los trámites son confusos y desordenados, los participantes se forman, de entrada, una imagen negativa y de descontento, lo que dificultará el desarrollo normal del evento.
El sitio de la inscripción debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de manera que pueda agrupar un buen número de asistentes. Según el tipo de evento y su magnitud, se deben ubicar tantos puestos de trabajo como los exija el mismo. La distribución de estos puestos puede hacerse por delegaciones, por regiones o simplemente por grupos de letras en orden alfabético. Hoy día la utilización del computador para esta actividad ha agilizado y organizado el proceso de inscripción.
b. Escarapelas y materiales
La organización de esta sección debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto que los participantes ya se han familiarizado con ella. La escarapela debe contener el nombre completo del participante, procedencia y el cargo; se le debe entregar la carpeta con toda la información relativa al evento, entre otra: circular de bienvenida, carta de organización, copia de las conferencias, programación académica y social, tarjetas de invitación para las actividades sociales, guía turística y guía de espectáculos. Como constancia de entrega del material, debe dejar copia del recibo de inscripción, el cual servirá a su vez para la elaboración del listado de participantes y de los respectivos certificados de asistencia.
Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor de la inscripción, se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos documentos.
c. Recepción, alojamiento e información
Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmación para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento.
Son también los integrantes de este comité quienes se encargan de la recepción de los asistentes en el aeropuerto, si así los establece el reglamento del evento, ya que por tratarse de asistentes de otras regiones, confirmaron fecha y hora de llegada; además, conoce los datos de alojamiento para coordinar con el subcomité de transporte las ubicaciones en los respectivos hoteles.
Cuando los asistentes de otras regiones sea un número considerable, es aconsejable ubicar un puesto de información en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepción, además de suministrar la primera información y brindarle la ayuda necesaria a los asistentes.
Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una persona de este subcomité, quien se encargará de agilizarlo concerniente a hospedaje y estará en condiciones de dar información particular sobre el evento, como programa general, horario de reuniones, expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es la encargada de recibir el pasaje para la respectiva confirmación del vuelo de regreso.
d. Transporte
Es el responsable de coordinar la movilización de los asistentes, funcionarios y personal en general que forme parte del evento. Debe prever la contratación de vehículos para transporte individual, para asuntos relacionados directamente con la organización y coordinación del evento, y transporte colectivo para los asistentes, según programación definida. Además de prever todo lo relacionado con el servicio de parqueaderos.
e. Actos sociales
Corresponde a este subcomité la coordinación del programa social general del evento. Estos programas generalmente incluyen actos de instalación y clausura, actos culturales, visitas a sitios turísticos, refrigerios. Los eventos sociales requieren el máximo de atención y por eso para cada uno de ellos se debe elaborar el respectivo menú, contratar la animación según el caso y mantenerse en contacto permanentemente con los demás subcomités.
f. Protocolo
Vela por la elaboración anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles llegar la documentación necesaria sobre el evento. Es el responsable de la organización de la mesa principal, la ubicación de las personas y la colocación de sus nombres, para cada uno de los eventos. Está pendiente de banderas, himnos y elementos decorativos y es el responsable además de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesiásticas, y de velar por el orden de los oradores en la inauguración y clausura del evento. Coordinará además en envío de flores, a la habitación del hotel, para las señoras de los invitados especiales y conferencistas y la consecución de souvenirs para los asistentes.
Secretaría del evento
Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión, armada, distribución y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y conservar todo documento que produzca el evento para la elaboración de las memorias. Atiende además el eventual diligenciamiento, envío, recibo y tramitación de correspondencia de los asistentes al evento, así como la recepción y realización de llamadas de los participantes.
Son funciones también elaborar circulares de promoción e invitación al evento, actualización de listas y confrontación de direcciones, elaborar fichas de inscripción, cuadro de alojamiento, certificados de asistencia y demás trabajos mecanográficos que surjan durante el evento.
Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del salón de conferencias, toda la información que aparece en los diarios sobre el evento, así como el programa del día y los cambios en la programación.
Según la importancia, la magnitud del evento y la disponibilidad de recursos humanos, pueden existir otros comités como el de prensa, publicaciones, stand de exhibición y servicios generales.
Etapa post-evento
El objetivo de esta fase es analizar los resultados obtenidos y elaborar un informe final sobre aspectos positivos y negativos relevantes a nivel de evaluación y como pauta para futuros eventos. La manera más objetiva de realizarlo es a través de una reunión con todos los integrantes de los comités.
AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO
1. ORGANIZADORES
Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.
2. CONFERENCISTAS
Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica
3. PARTICIPANTES O INVITADOS
Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.
OBJETIVOS DEL EVENTO
Los objetivos deben ser consistentes y armonizar con todos los propósitos que persiguen las relaciones públicas de la empresa.
Cuando los objetivos son claramente definidos, puede determinarse entonces el tema, su alcance, trascendencia y programas de actos tendientes a conformar el objeto de la celebración.
Entre los propósitos que se persiguen con la organización de un evento, tenemos:
· Intercambiar experiencias o resultados
· Transferir conocimientos.
· Mercadear productos o servicios.
· Divulgar ideas.
· Entablar relaciones de tipo social y de negocios.
Del fin que se persiga con la realización del evento, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.
LOS EVENTOS
Epistemológicamente la palabra EVENTO, del latín "eventus", significa acontecimiento, suceso, eventualidad. Para nuestra aplicación, si bien se trata de un suceso, es eventual en la concepción de irrepetible.
Un EVENTO es una reunión de personas que conlleva un motivo en particular, en tanto los eventos sociales y populares tienen como método la diversión, los corporativos tienen como mecanismo la vinculación para la negociación, la incentivación, la capacitación y el trabajo.
Para que exista un evento es necesario reunir gente en un lugar determinado, con un fin y que exista vinculación entre las partes.
Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo de eventos: sedes o lugares, gastronomía, personal de producción y atención, asistencia técnica, recreación, ambientación, entre otros.
El mercado de eventos está constituido por proveedores de servicios para eventos (salones, organizadores de eventos, gastronomía, entre otros) que conforman la oferta y por clientes o contratantes de eventos (particulares, empresas, instituciones, profesionales entre otros)que definen la demanda.
En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.
Por otro lado los eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización.
Un evento es una variante de las propiedades para los campos cuyos tipos sean delegados. Es decir, permiten controlar la forman en que se accede a los campos delegados y dan la posibilidad de asociar código a ejecutar cada vez que se añada o elimine un método de un campo delegado.
El origen etimológico del termino creatividad deriva del latín creare y esta emparentado con la voz latina crecere (crecer). Si bien, espontáneamente, uno tiende a relacionar la creatividad con la creación artística, esta es solo una forma de entenderla, tal vez, para algunos, la más excelente. Pero el sentido más amplio de la palabra, concierne a la originalidad, audacia, posibilidades y opciones, a la capacidad de imaginar alternativas nuevas, soluciones variadas, producción de formas hasta ahora no realizadas, etc. La creatividad es eterna y no esta relacionada con la edad de quien la siente, es sabido que las máximas contribuciones de creatividad de los matemáticos se alcanzan a edades tempranas como a los 20 años, mientras que los cirujanos lo hacen alrededor de los 40, y los filósofos después de los 60. Así mismo, es conocido que Miguel Ángel pinto sus mejores cuadros a los ochenta y que Edison continuo inventando a los ochenta años
Cómo organizar un Evento?
Organizar eventos para promover la reunión de colectivos facilita el logro de objetivos de posicionamiento y promoción institucional de la organización frente a los públicos.La importancia de conocer las características de los eventos estriba en que la selección del tipo de evento debe responder a objetivos concretos de la organización en cuanto a:• Tipo de colectivo que desea reunir.• Para qué desea recibirlos.• Cómo abordar el tema central por el que se les reúne.• Qué papel desempeñan o pueden desempeñar dichos colectivos para la organización.
A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente las siguientes pautas básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea. Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podríamos enumerar algunas de las acciones más habituales:
Elaboración de la lista de invitados
Envío de las invitaciones correspondientes
Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones
Contratación de un salón o banquetero
Contratación de un ambiente musical
Decoración del salón y ambientación
Contratación de Sonido e iluminación
Micrófonos y amplificación acorde
Data Show, telón, multimedia
Iluminación y escenario si es preciso
Operadores de equipos
Compra de posibles obsequios a los asistentes
Contratación de monitores o guías para recibir
Y Un largo etc.
Clasificación de eventos
Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamaño (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o temática. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y empresariales o corporativos
FESTEJOS POPULARES
Nacionales: característicos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles)
Internacionales: idem pero de regiones de diferentes países.
EVENTOS EMPRESARIALES:
Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios:
- Ferias
- Congresos.
- Exposiciones.
- Seminarios.
- Lanzamientos de productos.
- Conferencias de Prensa.
- Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresa.
- Inauguraciones.
- Aniversarios de Empresa.
- Desayunos de trabajo.
- Almuerzos de Trabajo.
- Cena de Trabajo.
- Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad)
- Encuentros de negocios.
- Fiesta de Logros de Objetivos.
- Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas.
- Eventos de integración.
- Eventos Recreativos.
- Jornadas de Capacitación.
EVENTOS CULTURALES:
- Festivales.
- Actos Culturales.
- Conmemoraciones.
- Espectáculos artísticos.
- Muestras de arte
- Inauguraciones de Centros Culturales.
- Presentación de un libro.
- Presentación de una Obras
- Espectáculos callejeros.
- Exposiciones.
- Congresos
- Ferias
- Concursos.
- Mesas de debate.
EVENTOS RELIGIOSOS
Característicos de cada religión:
- Bautismo.
- Comunión.
- Casamiento.
- Navidad.
- Pascuas.
- Retiros Religiosos.
- Convivencias.
- Estadías de descanso.
- Cursillos religiosos.
- Seminarios religiosos.
- Campamentos religiosos.
- Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios)
EVENTOS SOCIALES:
- Nacimientos.
- Cumpleaños.
- Casamientos
- Aniversarios.
- Fiestas Benéficas.
- Desfiles.
- Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, entre otros)
- Fiestas de Egresados.
- Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, entre otros.)
- Fiestas de despedida.
- Eventos infantiles.
- Despedidas de solteros.
- Fiestas de Reencuentros.
- Cumpleaños de 15.
- Cumpleaños de 18.
EVENTOS ESCOLARES:
- Inicio del ciclo lectivo.
- Cierre del ciclo lectivo.
- Fiestas Patrias.
- Torneos y Encuentros Deportivos.
- Festivales.
- Ferias.
- Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.
- Reunión de ex-alumnos.
- Aniversario de la Institución
- Fiesta de Graduación.
EVENTOS POLITICOS:
- Lanzamiento de Campaña.
- Nombramiento de Funcionarios
- Debates.
- Congresos.
- Cierre de campaña.
- Reuniones de trabajo.
- Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.
- Inauguraciones.
- Firmas de Acuerdo.
- Actos Conmemorativos.
- Viajes políticos.
- Recepciones diplomáticas.
- Distinciones.
- Entrega de premios, diplomas.
- Homenajes y Reconocimientos.
- Conferencias de prensa.
EVENTOS DEPORTIVOS:
- Torneos.
- Competencias.
- Olimpíadas.
- Intercolegiales.
- Campeonatos ínter empresarios.
- Mundiales.
A continuación expongo una clasificación de eventos para organizaciones y entidades:1. Eventos promocionales (presentaciones de nuevos productos o servicios o proyectos, inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemorar la fecha en que se creó la organización, exposiciones históricas, o de productos en ferias y salones de corte profesional e industrial)2. Eventos informativos (ruedas de prensa, ...)3. Eventos de intercambio de experiencias3.1. Congresos3.2. Jornadas3.3. Encuentros3.4. Simposio4. Eventos formativos-didácticos 4.1. Seminarios4.2. Conferencias4.3. Mesas redondas4.4. Foro/Coloquio4.5. Charlas5. Eventos de refuerzo de relaciones sociales5.1. Cócteles y recepciones 6. Eventos de relaciones internas (los reconocimientos, las reuniones internas, generales o específicas)7. Eventos de relaciones externas (reuniones para negociación, jornadas de puertas abiertas/visitas organizadas, la comisión, ...)Pero para realizar todas estas reuniones de colectivos de organizaciones y entidades hay que llevar a cabo un plan, que se subdivide en varias partes a lo largo del tiempo:1. Fase preparatoria o prerreunión1.1. Análisis previo1.2. Planificación.2. Fase de la celebración3. Fase de posreunión
Planificación de eventos
Toda planeación de un evento debe considerar los siguientes aspectos:
1. Definir los objetivos
Del fin que se persiga con la realización del mismo, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.
2. Programación académica y social
Una vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa académico con el cual se pueda alcanzar el propósito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario definir también las posibles actividades culturales y sociales que se realizarán, con el fin de elaborar un cronograma.
3. Duración
La programación académica y las actividades culturales, son la base para determinar el tiempo que se requiere para realizar el evento y una fecha aproximada de realización, la cual no debe ser inferior a seis meses para eventos nacionales. En ocasiones, se definen los objetivos y se establece de una vez la duración del evento, tiempo dentro del cual se deben enmarcar las actividades académicas, culturales y sociales.
4. Número de asistentes
Para seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un análisis objetivo de los posibles asistentes. Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habrá que fijar un tope máximo de participantes.
Presupuesto general de un evento
El costo total del evento y el valor de la inscripción se determinan con base en los presupuestos elaborados por los distintos comités, a los cuales se les asignará éstas y otras funciones a cumplir durante la realización del evento. El número de comités y sus integrantes dependerá de la magnitud del evento y de la disponibilidad de los recursos que la organización pueda dedicar para este fin.
Las siguientes son las actividades mínimas que deben considerarse, para definir los costos del evento y los comités que deben conformarse:
· Salones de conferencia.
· Actos sociales.
· Material impreso.
· Transporte terrestre y aéreo para desplazamiento de los participantes en las ocasiones determinadas en el programa.
· Invitados especiales. Se refiere a los conferencistas que asistirán al evento, para los cuales deben prever tiquetes, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios.
· Alquiler de recursos físicos como sonido, fax entre otros.
Una vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximación objetiva al valor total del evento. Se debe prever además una partida adicional para imprevistos y gastos varios, de disponibilidad inmediata. Definida la viabilidad del evento, se acuerda la fecha definitiva de realización.
Organización del evento
En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonomía para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los responsables de los comités definidos, quienes conjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general de trabajo, como mínimo con cuatro meses de anticipación, el cual servirá de base para el plan individual de cada comité.
Comité de administración
Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas, recaudos por inscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido, fax, computadores, máquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.
Comité académico
Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.
Comité de relaciones públicas
Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités, éste es quizás el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes y es por esto que debe constituir internamente subcomités así:
· promoción y divulgación
Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la debida anticipación los afiches del evento, previamente definidos también por este comité. Así mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes, según análisis realizado, folletos con toda la información, los cuales deben contener como mínimo los siguientes datos: fecha y sede del evento, objetivos, programa académico, programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y dirección de la inscripción, fecha máxima de confirmación e integrantes del comité organizador. Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida, por lo menos con cinco meses de anticipación, hasta la realización del evento. Cuando sea necesario hará los contactos con la radio, la prensa y la televisión, para su divulgación por estos medios.
Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratégicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunión y de la impresión del material necesario: programa definitivo, escarapelas, tarjetas de invitación, carpetas, distintivos de salones, programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados del evento, plegables y en general toda la papelería que se considere debe ir impresa. Los siguientes son algunos de los formatos de mayor utilización.
a. Inscripciones
En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y ágil, se establece un sentimiento de confianza y si, por el contrario, los trámites son confusos y desordenados, los participantes se forman, de entrada, una imagen negativa y de descontento, lo que dificultará el desarrollo normal del evento.
El sitio de la inscripción debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de manera que pueda agrupar un buen número de asistentes. Según el tipo de evento y su magnitud, se deben ubicar tantos puestos de trabajo como los exija el mismo. La distribución de estos puestos puede hacerse por delegaciones, por regiones o simplemente por grupos de letras en orden alfabético. Hoy día la utilización del computador para esta actividad ha agilizado y organizado el proceso de inscripción.
b. Escarapelas y materiales
La organización de esta sección debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto que los participantes ya se han familiarizado con ella. La escarapela debe contener el nombre completo del participante, procedencia y el cargo; se le debe entregar la carpeta con toda la información relativa al evento, entre otra: circular de bienvenida, carta de organización, copia de las conferencias, programación académica y social, tarjetas de invitación para las actividades sociales, guía turística y guía de espectáculos. Como constancia de entrega del material, debe dejar copia del recibo de inscripción, el cual servirá a su vez para la elaboración del listado de participantes y de los respectivos certificados de asistencia.
Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor de la inscripción, se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos documentos.
c. Recepción, alojamiento e información
Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmación para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento.
Son también los integrantes de este comité quienes se encargan de la recepción de los asistentes en el aeropuerto, si así los establece el reglamento del evento, ya que por tratarse de asistentes de otras regiones, confirmaron fecha y hora de llegada; además, conoce los datos de alojamiento para coordinar con el subcomité de transporte las ubicaciones en los respectivos hoteles.
Cuando los asistentes de otras regiones sea un número considerable, es aconsejable ubicar un puesto de información en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepción, además de suministrar la primera información y brindarle la ayuda necesaria a los asistentes.
Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una persona de este subcomité, quien se encargará de agilizarlo concerniente a hospedaje y estará en condiciones de dar información particular sobre el evento, como programa general, horario de reuniones, expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es la encargada de recibir el pasaje para la respectiva confirmación del vuelo de regreso.
d. Transporte
Es el responsable de coordinar la movilización de los asistentes, funcionarios y personal en general que forme parte del evento. Debe prever la contratación de vehículos para transporte individual, para asuntos relacionados directamente con la organización y coordinación del evento, y transporte colectivo para los asistentes, según programación definida. Además de prever todo lo relacionado con el servicio de parqueaderos.
e. Actos sociales
Corresponde a este subcomité la coordinación del programa social general del evento. Estos programas generalmente incluyen actos de instalación y clausura, actos culturales, visitas a sitios turísticos, refrigerios. Los eventos sociales requieren el máximo de atención y por eso para cada uno de ellos se debe elaborar el respectivo menú, contratar la animación según el caso y mantenerse en contacto permanentemente con los demás subcomités.
f. Protocolo
Vela por la elaboración anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles llegar la documentación necesaria sobre el evento. Es el responsable de la organización de la mesa principal, la ubicación de las personas y la colocación de sus nombres, para cada uno de los eventos. Está pendiente de banderas, himnos y elementos decorativos y es el responsable además de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesiásticas, y de velar por el orden de los oradores en la inauguración y clausura del evento. Coordinará además en envío de flores, a la habitación del hotel, para las señoras de los invitados especiales y conferencistas y la consecución de souvenirs para los asistentes.
Secretaría del evento
Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión, armada, distribución y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y conservar todo documento que produzca el evento para la elaboración de las memorias. Atiende además el eventual diligenciamiento, envío, recibo y tramitación de correspondencia de los asistentes al evento, así como la recepción y realización de llamadas de los participantes.
Son funciones también elaborar circulares de promoción e invitación al evento, actualización de listas y confrontación de direcciones, elaborar fichas de inscripción, cuadro de alojamiento, certificados de asistencia y demás trabajos mecanográficos que surjan durante el evento.
Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del salón de conferencias, toda la información que aparece en los diarios sobre el evento, así como el programa del día y los cambios en la programación.
Según la importancia, la magnitud del evento y la disponibilidad de recursos humanos, pueden existir otros comités como el de prensa, publicaciones, stand de exhibición y servicios generales.
Etapa post-evento
El objetivo de esta fase es analizar los resultados obtenidos y elaborar un informe final sobre aspectos positivos y negativos relevantes a nivel de evaluación y como pauta para futuros eventos. La manera más objetiva de realizarlo es a través de una reunión con todos los integrantes de los comités.
AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO
1. ORGANIZADORES
Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.
2. CONFERENCISTAS
Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica
3. PARTICIPANTES O INVITADOS
Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.
OBJETIVOS DEL EVENTO
Los objetivos deben ser consistentes y armonizar con todos los propósitos que persiguen las relaciones públicas de la empresa.
Cuando los objetivos son claramente definidos, puede determinarse entonces el tema, su alcance, trascendencia y programas de actos tendientes a conformar el objeto de la celebración.
Entre los propósitos que se persiguen con la organización de un evento, tenemos:
· Intercambiar experiencias o resultados
· Transferir conocimientos.
· Mercadear productos o servicios.
· Divulgar ideas.
· Entablar relaciones de tipo social y de negocios.
Del fin que se persiga con la realización del evento, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.
No hay comentarios:
Publicar un comentario